Как оформить займ от учредителя в 1С:Бухгалтерия 8?

В процессе деятельности организации могут возникать временные финансовые затруднения. Учредитель (участник) общества имеет возможность оказать компании финансовую поддержку, предоставив ей заём. Такой заём может быть как процентным, так и беспроцентным, что отражается в условиях договора.

С точки зрения учёта и налогообложения операции с займами от учредителя имеют ряд особенностей. Бухгалтеру необходимо корректно отразить поступление денежных средств, их возврат, а также выполнить обязанности налогового агента по НДФЛ — как при выплате процентов, так и в случае беспроцентного займа.

Важное условие: Все операции должны быть оформлены письменным договором займа с указанием суммы, срока возврата, порядка выплаты процентов (или указанием на беспроцентный характер).

Беспроцентный займ от учредителя

Денежные средства могут быть зачислены на расчётный счёт организации или внесены наличными в кассу. При внесении наличных оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) с указанием основания — в соответствии с заключённым договором займа.

Для отражения поступления денег на расчётный счёт в программе 1С:Бухгалтерия 8 следует выполнить следующие действия:

• Перейти в раздел «Банк и касса» → «Банк» → «Банковские выписки».
• Нажать кнопку «Поступление» и выбрать «Поступление на расчётный счёт».
• В открывшемся документе в поле «Вид операции» необходимо выбрать значение «Получение займа от контрагента».
• Заполнить реквизиты: указать плательщика (учредителя), сумму, договор займа и счёт расчётов. Для краткосрочных займов (до 12 месяцев) используется счет 66.01, для долгосрочных (более 12 месяцев) — счет 67.01.

Налоговые последствия беспроцентного займа

При предоставлении беспроцентного займа у учредителя возникает материальная выгода от экономии на процентах (ст. 212 НК РФ). Организация как налоговый агент обязана:

• Рассчитать материальную выгоду на последнее число каждого месяца по формуле: (2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ) × Сумма займа × Дни пользования / 365
• Исчислить НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35%
• Удержать налог при первой же денежной выплате учредителю (зарплата, дивиденды, возврат займа)
• Если удержать налог невозможно, направить сообщение в налоговую инспекцию до 1 марта следующего года

В 1С расчёт материальной выгоды и НДФЛ с неё выполняется автоматически при проведении соответствующего документа.

Почему ставка НДФЛ 35%? Материальная выгода от экономии на процентах относится к особым видам доходов, указанным в Налоговом кодексе (п. 2 ст. 224 НК РФ). Поскольку такой доход получен не в рамках обычных экономических отношений (например, рыночного кредита), а на льготных условиях, он облагается по повышенной ставке — 35%. Это отличает его от стандартных доходов в виде процентов по договору, которые облагаются по ставке 13%.

Возврат беспроцентного займа оформляется платёжным поручением. В новом документе «Платёжное поручение» в поле «Вид операции» выбирается «Возврат займа контрагенту». После оплаты и получения выписки из банка созданная операция «Списание с расчётного счёта» подтверждается, что приводит к формированию соответствующих бухгалтерских проводок.

Займ от учредителя с процентами

Оформление поступления процентного займа в программе технически аналогично отражению беспроцентного. Ключевое отличие заключается в необходимости последующего ежемесячного начисления процентов, которые признаются расходом компании в бухгалтерском и налоговом учёте, и доходом учредителя.

Проценты начисляются в последний день каждого месяца, а также на дату возврата займа, если она не совпадает с концом месяца. Порядок начисления должен быть предусмотрен договором.

Налоговый учёт процентов: Для организаций на ОСНО проценты учитываются в составе внереализационных расходов. Для УСН "Доходы минус расходы" — включаются в расходы при расчёте единого налога. 

Для начисления процентов по займу используется документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)», который создаётся вручную через меню «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать».

Возврат основной суммы долга и уплата начисленных процентов также оформляются через «Платёжное поручение» с видом операции «Возврат займа контрагенту».

Поскольку проценты являются доходом учредителя-физлица, организация-заёмщик выступает в роли налогового агента. Она обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13% (или 15% для доходов свыше 5 млн руб. в год). Удержание НДФЛ производится из любых денежных выплат данному физическому лицу.

Важно: С процентов по займу не начисляются страховые взносы, так как это не выплаты в рамках трудовых отношений.

Для корректного учёта НДФЛ с процентов по займу в 1С используется специализированный документ. Он позволяет отразить доход и рассчитать налог, не создавая проводок по бухгалтерскому учёту, но внося данные в регистры налогового учёта.

Создать документ можно через раздел «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ» → «Создать» → «Операция учёта НДФЛ».

Особенности учёта и корректировки

При ведении учёта важно разграничивать расчёты по займам от прочих операций с учредителем. Для этих целей в 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 предусмотрен функционал по переводу задолженности.

Если требуется отделить учёт процентов от основной суммы долга для целей корректного отражения в отчётах, можно воспользоваться документом «Корректировка долга». Выбрав операцию «Прочие корректировки», можно перевести сумму начисленных процентов со счёта 66.04 «Проценты по краткосрочным займам» на счёт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Использование займа от учредителя — это оперативный способ привлечения финансирования без длительных процедур согласования, характерных для банковских кредитов. Программный продукт 1С:Бухгалтерия 8 предоставляет необходимые инструменты для полного и корректного отражения таких операций: от поступления средств до возврата и расчёта всех сопутствующих налоговых обязательств. Особое внимание следует уделять выполнению обязанностей налогового агента, особенно при работе с беспроцентными займами.