Пошаговая инструкция по корректировке ЕФС-1 в 1С:ЗКГУ и 1С:ЗУП

1. Трудовая деятельность (подраздел 1.1)

Внести корректировку в принятые фондом сведения можно непосредственно в кадровый документ, с помощью которого было зарегистрировано кадровое мероприятие, или с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности» (раздел «Кадры» или раздел «Отчетность, справки» — журнал «Электронные трудовые книжки»). В зависимости от того, какие данные необходимо корректировать, принимается решение, как их корректировать: вносить изменения непосредственно в исходный кадровый документ или воспользоваться документом «Регистрация трудовой деятельности».

Важное правило: нельзя просто отредактировать отправленное мероприятие — у каждого события свой уникальный идентификатор (UUID). Отменяющее мероприятие необходимо создать на основе ранее отправленного, чтобы у него был такой же UUID, как у ранее учтенного.

Пошаговая инструкция:

• Создать документ «Регистрация трудовой деятельности».

• Нажать кнопку «Изменить», выбрать сотрудника и документ для исправления. В документе появятся две строки: отменяющая и новая.

• Во второй строке вручную указать верные данные.

• Сохранить документ — это зафиксирует корректировки и позволит системе обновить данные. После корректировки сведений необходимо создать и заполнить новый отчет «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1». В него автоматически загрузится строка с отменой неверных данных и появится строка с верными исправленными данными.

Важно: мероприятия до 2022 года включительно следует отправлять в старом формате (СЗВ-ТД) — необходимо изменить дату отчета на 31 декабря 2022 года.

2. Корректировка сведений о стаже (Подраздел 1.2 / бывшая СЗВ-СТАЖ)

Для исправления периодов работы или специальных кодов стажа (например, отпуска по уходу за ребенком или вредных условий) используются типы формы:

Тип формы «Корректирующая»: выбирается, если вы хотите изменить данные в уже принятом фондом отчете. Новые данные полностью заменят старые.

Тип формы «Отменяющая»: выбирается, если человека вообще не должно было быть в отчете за этот период (например, подали данные по ошибке).

Важное правило: нельзя подать корректировку, если за этот год еще не был сдан и принят исходный отчет.

Частые ошибки в ЗКГУ / ЗУП и причины отказов от СФР

Ошибка: «Неверный тип сведений».

Самая частая проблема: вместо «Корректирующая» или «Отменяющая» подается «Исходная» за тот же период и того же сотрудника. «Корректирующая» или «Отменяющая» может быть подана только на ранее представленную «Исходную».

Ошибка: «Запись с такими ключевыми полями уже зарегистрирована»

Почему происходит: отправляется исправление как «Исходная» форма. Система СФР видит, что приказ с таким номером и датой уже есть в базе, и блокирует дубль.

Как исправить в программе: в документе «Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1 подраздел 1.1)» нажмите кнопку «Подбор» или «Заполнить». Программа должна автоматически определить, что в кадровых документах (например, «Изменение штатного расписания» или «Перенос данных») были изменения, и создать две строки: отменяющую с признаком «Х» и новую.

Ошибка: Потеря связи UUID (уникального идентификатора)

Почему происходит: каждая отправленная строчка в СФР имеет свой скрытый код (UUID). Если старый кадровый документ удален в ЗКГУ и создан новый, программа присваивает ему новый UUID. СФР присылает отказ, так как не может найти «отменяемый» UUID в своей базе.

Как исправить в программе: не следует удалять документы, которые уже отправлены в СФР. Для исправления используется кнопка «Исправить» или «Сторнировать» в кадровом документе.

Где найти идентификатор ошибочного кода при поступлении запроса от СФР

В отчете ЕФС-1 (форма СЗВ-ТД) выберите строку с информацией о сотруднике, перейдите в режим редактирования формы («Еще» → «Изменить форму»), затем найдите пункт «Идентификатор» и активируйте соответствующий флажок.

Откроется окно с настройками формы. Установите флажок в строке «Идентификатор».

В форме «Мероприятия» появится соответствующая графа.