ЭТрН и ЭПД: 7 сценариев работы с электронной транспортной накладной

Кто создает ЭТрН, кто ее подписывает и что происходит с документом на каждом этапе перевозки.

Еще недавно перевозка товара почти всегда была связана с бумагами. Грузоотправитель печатал транспортную накладную, передавал ее водителю, водитель привозил документы получателю, получатель ставил подпись, а потом бумаги возвращались в компанию. Если машин несколько десятков в день, бумажных документов становится очень много.

Электронная транспортная накладная — ЭТрН — позволяет выстроить тот же процесс в электронном виде. Но здесь важно понимать одну вещь: ЭТрН — это не просто файл, который кто-то один создал и отправил всем участникам. Документ формируется и дополняется поэтапно. Сначала свою часть заполняет и подписывает грузоотправитель. Затем свою часть подписывает перевозчик, когда принимает груз. После доставки свою часть подписывает грузополучатель. И в конце перевозчик подтверждает, что груз выдан получателю.

Получается такая последовательность: Грузоотправитель → Перевозчик → Грузополучатель → Перевозчик. Именно эту цепочку важно понимать прежде всего.

Что такое ЭПД и ЭТрН простыми словами

ЭПД — это электронные перевозочные документы. Это не один конкретный документ, а целая группа электронных документов, которые могут использоваться при перевозке. Например:

• электронная транспортная накладная — ЭТрН;
• электронный путевой лист;
• электронный заказ;
• электронная заявка;
• электронный заказ-наряд;
• другие перевозочные документы.

ЭТрН — это электронная транспортная накладная. Если совсем просто: бумажная транспортная накладная → электронная транспортная накладная. Но главное отличие в том, что электронная накладная проходит через несколько этапов. У нее есть отдельные части — титулы.

Титул 1. Кто: грузоотправитель. Что делает: создает ЭТрН, указывает данные о грузе, маршруте, машине, водителе и других участниках перевозки. Что происходит дальше: грузоотправитель подписывает свою часть и передает документ перевозчику через информационную систему ЭПД.

Титул 2. Кто: перевозчик. Когда: при приеме груза на погрузке. Что делает: подтверждает, что получил груз для перевозки. При необходимости фиксирует замечания по грузу.

Титул 3. Кто: грузополучатель. Когда: после доставки, при приемке товара. Что делает: подтверждает, что получил груз, и при необходимости указывает расхождения.

Титул 4. Кто: перевозчик. Когда: после передачи груза получателю. Что делает: подтверждает, что груз выдан получателю.

Таким образом: Т1 — грузоотправитель → Т2 — перевозчик → Т3 — грузополучатель → Т4 — перевозчик. А теперь разберем семь ситуаций.

Кому и когда нужна ЭТрН

ЭТрН требуется при перевозке товаров автомобильным транспортом. Обязанность оформления распространяется на грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. ЭТрН не требуется при самовывозе, если товар вывозит сам покупатель, а также при перевозке личных вещей.

ЭТрН в 1С

В 1С работа с ЭТрН реализована через модуль ЭПД. Настройка выполняется в разделе «Администрирование» — «Электронный документооборот». Для обмена требуется подключение к оператору ЭПД и настроенная электронная подпись.

Сценарий № 1. Производитель отправляет товар в торговую сеть

Схема 1. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Представим завод, который производит напитки. Завод должен отправить товар в распределительный центр крупной торговой сети. В перевозке участвуют три основные стороны: завод → перевозчик → торговая сеть.

Шаг 1. Производитель создает ЭТрН. Сотрудник завода формирует электронную транспортную накладную. Он указывает: кто отправляет груз, кто его получает, какой товар перевозится, откуда и куда едет машина, сведения о транспортном средстве, данные водителя и другие необходимые сведения. После этого грузоотправитель подписывает Титул 1 электронной подписью. Ответственный: грузоотправитель.

Шаг 2. Перевозчик принимает груз. Водитель приезжает на завод. Перед погрузкой перевозчик получает ЭТрН. Груз загружают в автомобиль. Перевозчик проверяет груз и сведения о нем. Если все правильно, перевозчик оформляет и подписывает Титул 2. Ответственный: перевозчик.

Шаг 3. Водитель везет груз. После этого машина отправляется в путь. Водителю не нужно заново оформлять бумажную транспортную накладную. Он работает с электронной перевозкой через используемую информационную систему.

Шаг 4. Торговая сеть принимает товар. Машина приезжает на склад торговой сети. Сотрудник склада проверяет товар. Если все соответствует документам, грузополучатель подписывает Титул 3. Если обнаружены расхождения, их можно зафиксировать в документе. Ответственный: грузополучатель.

Шаг 5. Перевозчик завершает перевозку. После того как получатель подтвердил приемку, перевозчик оформляет и подписывает Титул 4. Он подтверждает выдачу груза получателю. Ответственный: перевозчик.

Вся цепочка:

• Завод создает и подписывает Т1.
• Перевозчик принимает груз и подписывает Т2.
• Водитель доставляет груз.
• Торговая сеть принимает товар и подписывает Т3.
• Перевозчик подтверждает выдачу и подписывает Т4.

ЭТрН проходит весь путь вместе с грузом: создание → погрузка → перевозка → приемка → завершение. И каждый участник подписывает именно свою часть в тот момент, когда выполняет свое действие.

Сценарий № 2. Компания работает со своим автопарком

Схема 2. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Теперь представим дистрибьютора, у которого есть собственные грузовики. Здесь может показаться, что все проще, потому что отправитель и перевозчик находятся внутри одной компании. Но с точки зрения документооборота роли все равно нужно разделять. Например: компания отправляет товар своим же автомобилем в магазин.

Шаг 1. Грузоотправитель создает Т1. Сотрудник, который действует от имени грузоотправителя, формирует ЭТрН. Он указывает данные о грузе, маршруте, машине и водителе. После проверки подписывает Титул 1. Кто подписывает: грузоотправитель.

Шаг 2. Перевозчик принимает груз. Водитель приезжает на склад компании. После погрузки перевозчик подтверждает прием груза и оформляет Титул 2. Если водитель является сотрудником этой же компании, это не означает, что Титулы 1 и 2 автоматически подписывает один и тот же человек. Важно, в какой роли человек действует. Т1 — от имени грузоотправителя. Т2 — от имени перевозчика.

Шаг 3. Машина едет в магазин. Водитель выполняет рейс. Все данные о перевозке уже находятся в электронной системе.

Шаг 4. Магазин принимает товар. После доставки магазин проверяет груз. Если все в порядке, грузополучатель подписывает Титул 3. Если есть расхождения, они фиксируются в документе.

Шаг 5. Перевозчик закрывает рейс. Перевозчик подписывает Титул 4, подтверждая выдачу товара.

Вся цепочка:

• Грузоотправитель — Т1.
• Перевозчик — Т2.
• Водитель везет груз.
• Грузополучатель — Т3.
• Перевозчик — Т4.

Даже если все процессы находятся внутри одной компании, нужно понимать, что грузоотправитель и перевозчик — разные роли в перевозке.

Сценарий № 3. Компания нанимает стороннего перевозчика

Схема 3. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Теперь производитель сам не возит товар. Он нанимает транспортную компанию. Получается: производитель → перевозчик → покупатель.

Шаг 1. Производитель создает ЭТрН. Производитель формирует документ. Указывает груз, маршрут, машину, водителя и получателя. Подписывает Титул 1. Кто: грузоотправитель.

Шаг 2. Перевозчик получает ЭТрН. Перевозчик получает документ через свою информационную систему. Он проверяет данные. На погрузке водитель сверяет груз с информацией в ЭТрН. После принятия груза перевозчик подписывает Титул 2. Кто: перевозчик.

Шаг 3. Перевозка. Водитель доставляет груз получателю.

Шаг 4. Получатель принимает товар. Получатель проверяет товар. Если все правильно, подписывает Титул 3. Если есть расхождения, они фиксируются. Кто: грузополучатель.

Шаг 5. Перевозчик закрывает перевозку. Перевозчик подтверждает выдачу груза и подписывает Титул 4. Кто: перевозчик.

Простая схема:

• Производитель — Т1 создает и подписывает.
• Перевозчик — Т2 принимает груз и подписывает.
• Водитель доставляет груз.
• Покупатель — Т3 принимает груз и подписывает.
• Перевозчик — Т4 подтверждает выдачу.

Сценарий № 4. Распределительный центр принимает сотни машин

Схема 4. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Теперь посмотрим на ситуацию со стороны склада. Допустим, распределительный центр принимает 300 машин в день. Для склада важно не только получить товар. Нужно понимать: кто его отправил, кто везет, что именно должно приехать и какие документы относятся к конкретной машине.

До приезда машины. Грузоотправитель уже создал ЭТрН и подписал Т1. Перевозчик получил документ и после погрузки подписал Т2. Поэтому склад еще до прибытия машины может получить информацию о предстоящей перевозке.

Машина приехала. Сотрудник склада находит нужную ЭТрН. Проверяет товар. Если все соответствует документу, грузополучатель подписывает Т3. Если есть расхождения, они отражаются в документе.

Что происходит после приемки? Перевозчик получает информацию о действиях грузополучателя. После этого он подписывает Т4. Перевозка завершается в части оформления ЭТрН.

Получается:

• Отправитель — Т1.
• Перевозчик — Т2.
• Доставка.
• Склад — Т3.
• Перевозчик — Т4.

Для большого склада главное преимущество заключается в том, что сотруднику не нужно искать бумажную накладную среди сотен документов. Он работает с конкретной электронной перевозкой.

Сценарий № 5. В перевозке участвует экспедитор

Схема 5. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Здесь появляется дополнительный участник. Например: магазин → экспедитор → перевозчик → покупатель. Но здесь есть важный нюанс. Экспедитор не всегда автоматически становится грузоотправителем в ЭТрН. Все зависит от того, какую роль он выполняет в конкретной схеме и принимает ли груз во владение. Поэтому здесь нельзя просто написать: «Экспедитор подписывает Т1». Сначала нужно определить его роль.

Вариант 1. Экспедитор только организует перевозку. Например, интернет-магазин передает экспедитору задачу организовать доставку. Сам груз экспедитору во владение не передается. Тогда:

• Грузоотправитель — формирует и подписывает Т1.
• Перевозчик — принимает груз и подписывает Т2.
• Грузополучатель — принимает груз и подписывает Т3.
• Перевозчик — подписывает Т4.

Экспедитор при этом организует перевозку, но не становится автоматически подписантом всех титулов ЭТрН.

Вариант 2. Экспедитор принимает груз во владение. Если по конкретной схеме экспедитор принимает груз во владение, его роль в ЭТрН меняется. В таком случае необходимо правильно определить, кто именно выступает грузоотправителем и кто подписывает соответствующую часть документа. Поэтому при работе через экспедитора нельзя использовать одну универсальную схему для всех случаев. Сначала определяются роли участников, а уже потом — порядок оформления ЭТрН.

Схема для простого варианта:

• Заказчик / грузоотправитель — Т1.
• Перевозчик — Т2.
• Перевозка.
• Получатель — Т3.
• Перевозчик — Т4.

Экспедитор — организует перевозку между участниками.

Сценарий № 6. Перевозку проверяют на дороге

Схема 6. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Теперь посмотрим на ЭТрН глазами водителя. Водитель не создает всю накладную с нуля. Его задача — работать с документом на своем этапе перевозки.

До погрузки. Грузоотправитель уже сформировал ЭТрН и подписал Т1.

На погрузке. Перевозчик получает груз. Водитель сверяет груз с данными в документе. После этого перевозчик оформляет Т2.

В пути. Водитель выполняет перевозку. Электронный документ должен быть доступен для предусмотренной проверки. При необходимости для проверки может использоваться QR-код ЭТрН.

На выгрузке. Получатель принимает товар и подписывает Т3. После приемки перевозчик оформляет Т4.

Таким образом, водитель участвует в процессе перевозки, но не является тем, кто самостоятельно создает всю ЭТрН.

Схема:

• Грузоотправитель — Т1.
• Перевозчик / водитель — Т2.
• Дорога.
• Грузополучатель — Т3.
• Перевозчик — Т4.

Сценарий № 7. Что делать, если перевозка началась на бумаге?

Схема 7. Кто и на каком этапе работает с ЭТрН.

Это уже немного другая ситуация. Представим, что компания начала перевозку в одном формате. В процессе перевозки нельзя просто решить: «Давайте теперь переведем эту накладную в электронный вид». Формат документооборота должен быть определен заранее с учетом действующих требований и конкретной ситуации.

Поэтому компании важно еще до начала рейса определить:

• кто грузоотправитель;
• кто перевозчик;
• кто грузополучатель;
• кто создает ЭТрН;
• кто подписывает Т1;
• кто подписывает Т2;
• кто подписывает Т3;
• кто подписывает Т4;
• через какую информационную систему проходит обмен;
• что делать при техническом сбое.

Простая схема:

• До начала рейса.
• Определяем участников.
• Определяем формат.
• Если ЭТрН: грузоотправитель — Т1, перевозчик — Т2, перевозка, грузополучатель — Т3, перевозчик — Т4.

Штрафы за отсутствие ЭТрН

За отсутствие ЭТрН предусмотрены штрафы по статье 11.14.3 КоАП РФ. Для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 10 000 до 50 000 рублей.

Кто в итоге за что отвечает?

Чтобы не запутаться, можно запомнить всего четыре шага.

Этап	Кто	Что делает
Т1	Грузоотправитель	Создает ЭТрН и подписывает свою часть
Т2	Перевозчик	Подтверждает прием груза
Т3	Грузополучатель	Подтверждает получение груза
Т4	Перевозчик	Подтверждает выдачу груза

То есть основная цепочка выглядит так:

• Грузоотправитель — создал и подписал.
• Перевозчик — принял и подписал.
• Грузополучатель — получил и подписал.
• Перевозчик — выдал и подписал.

Именно эту последовательность проще всего объяснять сотрудникам, водителям и руководителям.

Как ЭТрН попадает в ГИС ЭПД?

Компания не отправляет документ напрямую в ГИС ЭПД. Для обмена используются информационные системы операторов ЭПД. Упрощенно процесс выглядит так:

• Грузоотправитель.
• Оператор ИС ЭПД.
• ГИС ЭПД.
• Оператор / система перевозчика.
• Перевозчик.

А дальше документ проходит следующие этапы. Грузоотправитель создает и подписывает Т1. Перевозчик получает документ и подписывает Т2. После доставки грузополучатель подписывает Т3. Перевозчик подписывает Т4. Информация о соответствующих этапах передается через информационные системы в установленном порядке.

Почему важно знать эту последовательность?

Потому что ЭПД — это не просто «электронная накладная». Каждый участник отвечает за свою часть процесса. Например:

• ЭТрН сформирована, но Т2 не подписан. Значит, нужно проверить действия перевозчика.
• Т2 подписан, но нет Т3. Значит, следующий шаг находится на стороне грузополучателя.
• Т3 подписан, но нет Т4. Значит, перевозчику нужно завершить свою часть.

Такой подход значительно упрощает контроль перевозок.

Что нужно сделать компании перед переходом на ЭПД?

Перед запуском электронного документооборота полезно составить простую таблицу по каждой роли.

Грузоотправитель. Нужно определить:

• кто создает ЭТрН;
• кто проверяет данные;
• кто подписывает Т1;
• какая система используется.

Перевозчик. Нужно определить:

• кто получает ЭТрН;
• кто принимает груз;
• кто подписывает Т2;
• как водитель подтверждает необходимые действия;
• кто подписывает Т4.

Грузополучатель. Нужно определить:

• кто принимает товар;
• кто проверяет груз;
• кто подписывает Т3;
• как фиксируются расхождения.

Водитель. Водителю нужно объяснить:

• где открыть ЭТрН;
• как проверить информацию;
• что делать на погрузке;
• что делать при расхождениях;
• что делать на выгрузке;
• куда обращаться при технической проблеме.

Что делать при сбое?

Представим ситуацию: водитель приехал на погрузку, а документ не открывается. Или получатель не может подписать Т3. Или в ЭТрН обнаружили ошибку. Что делать? Ответ должен быть определен заранее. У компании должна быть понятная инструкция:

• Что произошло?
• Кто отвечает за исправление?
• Кому звонит водитель?
• Какой порядок действий при технической проблеме?
• Кто контролирует, что документ в итоге подписан?

Это особенно важно для компаний с большим количеством перевозок.

Главное: ЭПД — это цепочка действий

Если объяснить всю систему совсем просто, получится всего одна схема.

До погрузки:

• Грузоотправитель создает ЭТрН.
• Т1 подписывает грузоотправитель.

На погрузке:

• Перевозчик принимает груз.
• Т2 подписывает перевозчик.

В пути:

• Водитель перевозит груз.

На выгрузке:

• Грузополучатель принимает товар.
• Т3 подписывает грузополучатель.

После приемки:

• Перевозчик подтверждает выдачу.
• Т4 подписывает перевозчик.

Результат: ЭТрН полностью проходит весь цикл перевозки.

ЭПД в двух словах

ЭПД — это электронные перевозочные документы. ЭТрН — электронная транспортная накладная. Самое главное в ЭТрН — понимать не только то, что это электронный документ, но и кто и когда с ним работает.

Запомнить можно одной строкой: грузоотправитель создает → перевозчик принимает → грузополучатель получает → перевозчик завершает.

Именно так электронная транспортная накладная проходит путь от начала перевозки до ее завершения. А уже поверх этой цепочки можно автоматизировать заказы, путевые листы, складской учет, бухгалтерию и другие процессы. В результате ЭПД становится не просто заменой бумажной накладной, а частью единого цифрового процесса перевозки.

Часто задаваемые вопросы по ЭТрН и ЭПД

Кому и когда нужна ЭТрН?

ЭТрН требуется при перевозке товаров автомобильным транспортом. Обязанность оформления распространяется на грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. ЭТрН не требуется при самовывозе, если товар вывозит сам покупатель, а также при перевозке личных вещей.

Кто создает и подписывает ЭТрН?

ЭТрН создает и подписывает своей электронной подписью грузоотправитель (Титул 1). Перевозчик подписывает Титул 2 при приеме груза. Грузополучатель подписывает Титул 3 при приеме товара. Перевозчик подписывает Титул 4 после выдачи груза.

Как настроить ЭТрН в 1С?

В 1С работа с ЭТрН реализована через модуль ЭПД. Настройка выполняется в разделе «Администрирование» — «Электронный документооборот». Для обмена требуется подключение к оператору ЭПД и настроенная электронная подпись.

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие ЭТрН?

За отсутствие ЭТрН предусмотрены штрафы по статье 11.14.3 КоАП РФ. Для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 10 000 до 50 000 рублей.

Что делать, если в перевозке участвует экспедитор?

Роль экспедитора в ЭТрН зависит от схемы. Если он только организует перевозку и не принимает груз во владение, подписантом титулов он не становится. Если экспедитор принимает груз во владение, необходимо правильно определить, кто выступает грузоотправителем и кто подписывает соответствующую часть документа.

Можно ли перевести в электронный вид перевозку, которая началась на бумаге?

Формат документооборота должен быть определен заранее до начала рейса. В процессе перевозки нельзя просто перевести бумажную накладную в электронный вид. Компании важно заранее определить участников, формат обмена, информационную систему и порядок действий при техническом сбое.

Как водителю работать с ЭТрН?

Водитель не создает накладную с нуля. На погрузке он сверяет груз с данными в ЭТрН, после чего перевозчик оформляет Титул 2. В пути электронный документ должен быть доступен для проверки (может использоваться QR-код). На выгрузке получатель подписывает Титул 3, после чего перевозчик оформляет Титул 4.