Настройка и изменение штатного расписания 1С

Сегодня расскажем, как правильно провести формирование штатного расписания (далее ШР) и каким образом вести его в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Настройка штатного расписания

Чтобы вести штатное расписание в 1С, необходимо проделать некоторые операции по настройке функционала. В принципе, это несложно: надо использовать помощник начальной настройки либо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В появившемся окне активировать требуемые опции.

При регистрации кадровой документации ПП 1С сам проведет их сверку. Надо установить флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию».

Функция «Ведется история изменений штатного расписания» подключается с целью сохранения правок, которые были внесены, и для формирования приказов об изменении штатного расписания. Если не активировать эту опцию, то тогда не отобразится хронология изменений и все данные зафиксируются прямо в справочнике «Штатное расписание».

Чтобы иметь возможность указывать оклад и надбавки, надо подключить опцию, где речь идет о «вилке» окладов или надбавок. Когда надо ставить разряд либо категорию, активируем «В позиции штатного расписания используются разряды и категории».

В ПП 1С внедрен функционал, который будет отражать надбавки при распечатке документа. Надо выбрать подходящий способ: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэффициент и т. д.».

Еще один удобный функционал — бронирование позиции ШР и количества ставок перед тем, как оформлять прием сотрудника либо делать перемещение. Для активации опции надо поставить соответствующую отметку напротив «Использовать бронирование позиций».

Ввод и изменение штатного расписания

Штатное расписание в 1С ЗУП — это список позиций, которые хранятся здесь: «Кадры» – «Штатное расписание». Позиция — это строка, где прописана точная должность в определенном отделе организации с установленными условиями труда, там же проставлено число штатных единиц.

В приказах по приему, переводам и т. п. должность надо будет подбирать из перечня позиций конкретного отдела. Документы программа сама сформирует согласно условиям, которые были ранее обозначены. Причем есть право менять условия прямо в приказах.

В организациях зачастую происходят перестановки: открывают одни позиции, убирают другие, меняют условия труда и т. п. ПП 1С позволяет вносить эти корректировки и сохранять их.

Есть два варианта работы с ШР. Основной критерий — активирована ли функция «Ведется история изменений штатного расписания».

• Опция отключена. Позиции заносят в справочник «Штатное расписание», а редактируются в карточке позиции. Стоит обратить внимание на то, что прежние условия не фиксируются, удаляются позиции прямо в карточке.
• Опция подключена. Когда в 1С сохраняется история изменений, то работаем следующими документами: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Они позволяют вносить очередные позиции, редактировать и убирать текущие.

Работа в программе без сохранения истории

Это возможно в том случае, когда во время настройки был убран активатор «Ведется история изменений штатного расписания». Итак, все по порядку:

• Перед тем как формировать ШР, надо составить справочники: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Подразделения» и «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности».
• Чтобы ввести и редактировать данные о позициях, открыть справочник «Штатное расписание».
• После активации кнопки «Создать» можно вводить позиции — откроется стандартная форма, там и описать позицию.
• Каждую отдельную позицию возможно скорректировать: ставки, начисления и т. п., либо закрыть ее.
• Утверждается ШР так: в «Штатное расписание» проваливаемся отдельно в каждую позицию, кликаем в разделе «Позиция утверждена» и ставим число, когда вышел приказ.

Ввод и изменения с сохранением истории

Этот вариант возможен в 1С тогда, когда в шаблоне «Настройка штатного расписания» в подразделе «Ведется история изменений штатного расписания» стоит отметка активации.

• Если на предприятии оформляют документы по штату с фиксацией истории их создания, то изменять число ставок, исключать позиции и изменять разного рода критерии следует документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
• В журнале отобразятся ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменивший штатное расписание».
• Чтобы внести позиции и отобразить имеющиеся изменения, проделывают следующее: «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания». Описывают правки, касающиеся нескольких подразделений компании, что в конечном итоге приведет к написанию нового расписания.
• Изменения, которые вносят, соответствуют тому или иному месяцу и вступают в силу с первого его числа.
• Первичное заполнение «Утверждение штатного расписания» (до тех пор, пока в ПП не описан весь процесс) осуществляется вручную.
• Для внесения новой единицы штата надо кликнуть на «Добавить позицию», указать позицию, обозначить отдел, должность, число ставок, рабочий график и т. д.
• Исключить штатную единицу еще проще: выделить строку с ненужной графой и активировать «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».

Для внесения незначительных изменений, которые не отразятся на имеющейся структуре организации, следует использовать следующий алгоритм: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания». Этот процесс очень подходит для мелких корректировок, к примеру, в отдельно взятом отделе. Кроме этого, документ дает право регистрации изменений с любой даты. Все остальное проходит, как и в разделе «Утверждение штатного расписания».

Если пройти по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание», то появится возможность видеть все документы, которые так или иначе касаются кадрового делопроизводства компании.

Индексация заработка

Если активируете «Выполняется индексация заработка сотрудников», то отразится индексация зарплаты работника.

Рассмотрим, каким образом можно зарегистрировать индексацию зарплаты. Лучший помощник в этом — документ «Изменение штатного расписания».

• В справочнике «Штатное расписание» перейти на «Изменить текущее штатное расписание».
• Отобразится документ «Изменение штатного расписания». Чтобы подобрать индексируемые позиции, жмем «Изменить позицию», появится форма, в ней выбрать нужные позиции.
• На кнопке «Заполнить показатели» установить показатели, которые надо проиндексировать.
• Как только индексация будет отражена в ШР, то можно отразить ее и на плановых начислениях сотрудников. Если этого всего не проделать, то индексации по факту не случится.
• Чтобы подстраховаться от этого, надо проделать следующее: создать «Изменение плановых начислений» – перейти к «Изменить начисления сотрудников» (находится внизу таблицы). Все произойдет само собой согласно существующей расстановке специалистов, ПП сам активирует опцию «Учитывать как индексацию заработка».

Главный итог всего вышеописанного: планируемую в компании индексацию рекомендуем вначале отразить в ШР, а уже потом — в плановых начислениях работников.

По большому счету, все, о чем мы писали сегодня, можно проделать самостоятельно. Но при возникновении сложностей рекомендуем все же обратиться за консультацией к опытным специалистам МастерСофт.