Как списать задолженность, если пропал ваш контрагент?

Есть ли способ выйти из ситуации, когда покупатель не заплатил за полученный товар, а поставщик не отработал выданный аванс? Подобные истории не только приносят прямые убытки организации, но и могут повлечь налоговые риски.

Рассмотрим в этой статье примеры того, как отобразить в учёте такого рода случаи, чтобы во время проверок у контролирующих органов не возникало претензий к вам как к потерпевшей стороне.

Кроме того, нередки ситуации, когда пропадают и кредиторы. Суммы, как правило, незначительные, но для урегулирования таких моментов также рекомендуем следовать установленным правилам, чтобы избежать превращения скромной выгоды в серьёзные налоговые доначисления.

Раздел I. В учёте отображена дебиторская задолженность

Для начала рассмотрим ситуации с недобросовестными партнёрами. Предположим, что ваша фирма без оплаты отпустила продукцию клиенту либо, наоборот, вы внесли деньги продавцу, но взамен ничего не получили, а продавец прекратил деятельность или ликвидирован.

Неполученную выручку нельзя произвольно исключать из доходов. Однако выход существует: дебиторскую задолженность можно списать в расходы, когда становится очевидно, что взыскать её невозможно и долг признаётся безнадёжным.

Критерии «безнадёжности»

В Налоговом кодексе РФ (ст. 266 НК РФ) описаны основания для признания долга безнадёжным. В данном случае возможно использовать следующие из них:

• Ликвидация должника. Для подтверждения безнадёжности долга следует получить выписку из ЕГРЮЛ в отношении бизнес-партнёра. В случае его ликвидации долг списывается в том периоде, когда запись о ликвидации была внесена в реестр. Если вы не знали о закрытии компании контрагента, долг возможно учесть в том квартале, когда эта ситуация вам стала достоверно известна. Правило, которое полезно помнить: если организация переплатила налог на прибыль, допустимо внести корректировки в текущем налоговом периоде. Конечно, если должник прошёл процедуру ликвидации, предъявить к нему претензии будет невозможно. Но если он ещё работает, вполне реально взыскать долг в судебном порядке, одновременно ходатайствуя о приостановке ликвидации. Находится должник в процессе ликвидации или нет, покажет выписка из ЕГРЮЛ. Вам также потребуются следующие данные: дата решения о ликвидации и сроки, в которые кредиторы могут предъявить свои требования. Ликвидатор по закону обязан уведомить вас о закрытии организации и предоставить определённый временной период для заявления требований. Понятно, что если контрагент скрылся, он ничего вам не предоставит. Поэтому необходимо как можно быстрее начать процедуру защиты прав: как только стало известно о стадии закрытия, заявите требование о внесении вашего долга в реестр требований кредиторов.
• Как приостановить ликвидацию? Если ликвидационный баланс партнёр ещё не утвердил, необходимо обратиться в суд. Иск следует сформулировать так, чтобы вас признали кредитором и включили в реестр требований. Также следует сообщить в налоговый орган о том, что ликвидационный баланс сформирован некорректно, так как не учтены все обязательства. Предоставление копий документов, подтверждающих задолженность, даст суду и налоговикам основание приостановить процесс ликвидации.
• Исключение из ЕГРЮЛ. Налоговая инспекция вправе исключать из ЕГРЮЛ недействующие организации. Под этот статус попадают компании, которые не представляют отчётность и не осуществляют движение денежных средств по банковским счетам в течение 12 месяцев (ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ). Когда фирма исключена из реестра, задолженность считается безнадёжной.
• Банкротство индивидуальных предпринимателей. В отношении ИП действуют особые правила: при исключении ИП из ЕГРИП задолженность не считается безнадёжной автоматически. Этот статус возникает лишь после завершения процедуры банкротства и вынесения судом определения о её завершении.
• Акт об окончании исполнительного производства. Случается, что судебные приставы подтверждают невозможность взыскания. Представим ситуацию: вы обращаетесь за взысканием в суд, суд удовлетворяет иск. Однако приставы приостанавливают или оканчивают исполнительное производство, не разыскав должника либо его имущество, либо установив, что имущество отсутствует (пп. 3 или 4 п. 1 ст. 46 Закона № 229-ФЗ). В этом случае организация вправе списать долг на основании акта (постановления) об окончании исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания.
• Истечение срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Отсчёт ведётся с даты, когда по договору должен был быть произведён расчёт. Если соглашения не было либо в нём не прописаны сроки, отсчёт ведётся с момента предъявления вами требования о возврате средств. На практике срок давности может прерываться. Например, если вы подали иск в суд или должник признал долг (частично выплатил его, подписал акт сверки, предоставил гарантийное письмо и т. п.). После прерывания течение трёхлетнего срока начинается заново. Исключение составляют судебные разбирательства: на период рассмотрения иска срок давности не течёт. Как правило, налоговики проверяют, предпринимала ли фирма меры по взысканию долга. Однако для признания долга безнадёжным по сроку давности сам факт истечения трёх лет является достаточным основанием. Важно помнить, что перед списанием необходимо провести инвентаризацию расчётов. Для подтверждения обоснованности списания подготовьте: акт инвентаризации расчётов, приказ руководителя о списании задолженности и первичные документы, подтверждающие её возникновение.

Можно ли списать долг при обращении в полицию?

Нет, регистрация заявления в полиции (например, выдача талона-уведомления из КУСП) не является основанием для списания задолженности в налоговом учёте, даже если есть уверенность, что контрагент скрылся.

НДС при списании дебиторской задолженности

Рассмотрим две основные ситуации:

• Вы отгрузили клиенту продукцию, а он не рассчитался за неё. НДС, начисленный при реализации, нельзя сторнировать или принять к вычету. Это обоснованно, так как отсутствие оплаты не отменяет сам факт перехода права собственности и реализации.
• Вы внесли безвозвратный аванс. Если ранее вы не принимали НДС с выданного аванса к вычету, оснований для каких-либо корректировок сейчас нет. Если же ранее вы правомерно приняли НДС с выданного аванса к вычету на основании счёта-фактуры продавца, то при списании такой задолженности (или при расторжении договора) этот налог подлежит обязательному восстановлению в соответствии с пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ. Игнорирование этого требования создаёт высокие риски доначислений и штрафов при налоговой проверке.

Важно помнить, что во всех обозначенных ситуациях в состав внереализационных расходов следует включать всю сумму долга с учётом НДС.

Раздел II. Вы являетесь должником (кредиторская задолженность)

Рассмотрим две обратные ситуации, когда должником выступает ваша организация.

• Товар у вас, а оплата не произведена. Необходимо строго контролировать сроки исковой давности по кредиторской задолженности. Налоговые органы и суды требуют включать сумму такой задолженности в состав внереализационных доходов того периода, в котором истёк срок исковой давности или когда обязательство прекратилось иным способом (ст. 250 НК РФ). Это правило действует независимо от того, удалось ли вам выявить факт ликвидации партнёра или нет.

НДС при списании кредиторской задолженности

Если товар оприходован и вы ранее правомерно приняли НДС к вычету, то при списании кредиторской задолженности в доходы этот налог восстанавливать не нужно. При этом в налоговую базу по налогу на прибыль включается вся сумма долга с учётом НДС.

• Аванс получен, а товар не передан. Возможна ситуация, когда аванс вам перечислили, но вы не исполнили обязательство по отгрузке, и задолженность перешла в статус «оплата (возврат) невозможна» (например, из-за истечения срока давности). Согласно пп. 5 п. 7 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ, при прекращении обязательства по возврату аванса (в том числе в связи с истечением срока исковой давности) организация вправе принять к вычету суммы НДС, ранее начисленные и уплаченные в бюджет с этой предоплаты. Для этого необходимо отразить сумму кредиторской задолженности в составе внереализационных доходов.

Примеры расчётов

НДС с полученного аванса. К вам поступил аванс в размере 1 291 руб., вы исчислили и уплатили с него НДС в размере 291 руб. В случае признания задолженности невозвратной и списания её в доходы, вы включаете в доходы 1 291 руб. При этом вы получаете право заявить налоговый вычет по ранее уплаченному НДС в размере 291 руб. (при наличии всех подтверждающих документов).

Налоговая проверка (истребование документов). К вам поступил запрос об истребовании документов вне рамок проверок (так называемая «встречная проверка») по одному из ваших контрагентов. Установить его местонахождение по телефону или юридическому адресу не удаётся. Документация по вашей сделке оформлена корректно и отвечает всем требованиям закона.

Каковы последствия?

При отсутствии ответа от контрагента налоговые органы могут предположить, что перед ними организация с признаками технической («фирма-однодневка»). Однако закон защищает добросовестного налогоплательщика: вы не несёте ответственности за налоговые правонарушения своего контрагента, если проявили должную осмотрительность при выборе партнёра. Согласно сложившейся судебной практике, если контрагент не предоставил документы по запросу (например, в связи с ликвидацией), но факт реальной отгрузки товара вашей организации не оспорен и подтверждён первичными документами, у инспекции нет правовых оснований для отказа в вычетах по НДС и признания расходов экономически необоснованными.