Электронная трудовая книжка в 2025 году: итоги перехода и актуальный порядок работы
С 1 января 2021 года электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным элементом трудовых отношений в России. Переходный период завершён, и сегодня система работает в штатном режиме. В этом материале — полный обзор актуальных на 2025 год правил для работодателей и прав сотрудников.
Краткая хронология изменений
| Год | Ключевое событие | Текущее значение |
|---|---|---|
| 2020 | Начало перехода. Уведомление сотрудников о выборе формата трудовой книжки. | Исторический этап. Для новых работников с 2021 года выбор не предоставляется. |
| 2021 | Обязательный запуск ЭТК. Для новых сотрудников — только электронный формат. | Все трудовые отношения с 2021 года фиксируются в электронном виде. |
| 2022 | Изменение сроков сдачи СЗВ-ТД. Сведения о кадровых событиях передаются не позднее следующего рабочего дня. | Важно для работодателей: Жёсткие сроки отчётности по каждому кадровому событию. |
| 2024 | Завершение основного этапа перехода. Бумажные трудовые книжки продолжают действовать для выбравших их сотрудников. | Сотрудники могут в любой момент перевести бумажную книжку в электронный формат. |
| 2025 | Стабильный режим работы системы ЭТК. | Все нормы окончательно установлены и применяются повсеместно. |
Обязанности работодателя в 2025 году
1. Своевременная передача сведений по форме СЗВ-ТД
Работодатель обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД при каждом кадровом событии:
- Приём на работу
- Перевод на другую должность
- Увольнение
- Установление категории (профессии) или её изменение
Срок передачи: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) о кадровом событии.
Важно: Форма СЗВ-ТД сдаётся отдельно от Единого расчёта по страховым взносам (ЕРСВ), который сдаётся ежеквартально до 25-го числа следующего месяца.
2. Работа с бумажными трудовыми книжками
Для сотрудников, выбравших до 2021 года бумажный формат или не переведших свою трудовую книжку в электронный вид:
- Хранение: Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя
- Новые записи: Все записи с 2021 года вносятся только в электронную трудовую книжку
- Перевод в электронный формат: Сотрудник может в любой момент подать заявление о переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид
- Выдача при увольнении: При расторжении трудового договора бумажная книжка выдаётся сотруднику
3. Действия при приёме нового сотрудника
При оформлении новых сотрудников (с 2021 года и позднее):
- Разъяснить, что трудовая книжка будет вестись только в электронном формате
- Не заводить бумажную трудовую книжку
- В день приёма передать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД
Права и возможности сотрудника
1. Как получить информацию о трудовой деятельности?
Доступ к данным электронной трудовой книжки осуществляется несколькими способами:
Основной способ — портал «Госуслуги»:
- Авторизация на gosuslugi.ru
- Раздел «Трудовая деятельность»
- Услуга «Получение сведений о трудовой деятельности»
Альтернативные варианты:
- Запрос через работодателя
- Обращение в МФЦ с паспортом и СНИЛС
- Личный визит в клиентскую службу ПФР
2. Справка о трудовой деятельности (СЗИ-ТД)
СЗИ-ТД — это официальная справка, которая может потребоваться:
- Для предоставления в государственные органы
- В судебные инстанции
- Некоторым банкам при оформлении кредитов
- При назначении пенсии
Справка оформляется работодателем в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника.
3. Исправление ошибок в записях
При обнаружении ошибки в электронной трудовой книжке:
- Обратиться к работодателю, допустившему ошибку
- Работодатель подаёт в ПФР корректирующую форму СЗВ-ТД
- Проверить исправление через «Госуслуги»
Техническое обеспечение и автоматизация
Для корректной работы с электронными трудовыми книжками работодателям необходимо:
- Использовать актуальные версии кадровых программ (1С, Контур.Бухгалтерия и др.)
- Настроить автоматическое формирование СЗВ-ТД на основе кадровых приказов
- Обеспечить электронный документооборот с ПФР
- Регулярно обновлять программное обеспечение в соответствии с изменениями законодательства
Ответственность за нарушения
За нарушение сроков представления сведений или представление недостоверных данных установлена административная ответственность:
- Для должностных лиц и ИП: штраф от 300 до 500 рублей за каждого работника
- Для юридических лиц: штраф от 3 000 до 5 000 рублей за каждого работника (ч. 4 ст. 15.33.2 КоАП РФ)
Распространённые ошибки работодателей:
- Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД (позже следующего рабочего дня)
- Несвоевременное внесение сведений о приёме или увольнении
- Ошибки в персональных данных сотрудников
- Неиспользование актуальных форм отчётности
Преимущества системы электронных трудовых книжек
Система ЭТК доказала свою эффективность для всех участников трудовых отношений:
Для сотрудников:
- Защита от утери трудовой книжки
- Круглосуточный доступ к информации о стаже
- Автоматический учёт всего трудового стажа
- Прозрачность и достоверность данных
Для работодателей:
- Сокращение бумажного документооборота
- Минимизация ошибок при учёте стажа
- Автоматизация кадрового учёта
- Снижение административной нагрузки
Рекомендации на 2025 год
Для сотрудников:
- Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку через «Госуслуги»
- Своевременно сообщайте работодателю об обнаруженных ошибках
- Рассмотрите возможность перевода бумажной трудовой книжки в электронный формат
Для работодателей:
- Соблюдайте сроки сдачи СЗВ-ТД (не позднее следующего рабочего дня)
- Обеспечьте актуальность используемого программного обеспечения
- Обучите кадровых специалистов правилам работы с электронными трудовыми книжками
- Внедрите процедуры проверки корректности передаваемых в ПФР данных
Электронная трудовая книжка в 2025 году — это полностью функционирующая система, которая упрощает учёт трудового стажа для всех участников процесса. Соблюдение установленных правил позволяет избежать штрафов и обеспечивает корректность данных для будущего пенсионного обеспечения сотрудников.
