Трудовые книжки в электронном виде




С начала 2020 года трудовые книжки, так же как и ранее больничные листы, Российское Правительство обязало вести в электронном формате. В связи с этим все организации и индивидуальных предпринимателей ждет ряд изменений, которые также касаются ведения отчетности.


План перехода на электронный формат трудовых книжек


Закон об электронной форме трудовых книжек был утвержден 16 декабря 2019 года. Перейти на новый вид ведения документов планируется с начала 2020 года.

Ознакомиться с содержанием закона можно ознакомиться на правительственном портале по ссылкам №436-ФЗ и №439-ФЗ.


По разъяснениям Министерства Труда кадровая документация, в том числе и трудовые книжки, в электронном формате будут вводиться на экспериментальной основе. Период ведения такого эксперимента планируется с начала 2020 года, а закончиться он должен 31.12.2022 г.

Организациям необходимо письменно уведомить об изменениях всех сотрудников до 30.06.2020.

Что потребуется от сотрудника?

   - написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку;

   - или написать заявление, но уже с просьбой вести трудовую книжку как прежде.


Все сведения о лицах, которые только начинают свою трудовую деятельность, также требуется оформлять в электронном формате. Трудовые книжки в бумажном формате новым сотрудникам оформляться не будут. Вся необходимая информация формируется и передается для хранения в ПФР.

Все данные о сотрудниках должны храниться в электронном формате не только во время их деятельности в компании, но и спустя три года после расторжения с ними трудовых отношений.

При увольнении все работники получают от работодателя сведения об их трудовой деятельности в печатном виде. Кроме того, такие данные любой сотрудник сможет получить в МФЦ либо на сайте госуслуг.


Преимущества и недостатки трудовых книжек в электронном виде


Одним из главных преимуществ электронного ведения книжек является то, что все необходимые сведения будут находиться в одном месте – в базе данных пенсионного фонда. Но в то же время теперь любые, в том числе неприятные записи в трудовой, будут известны работодателям, даже если документ был ранее утерян. Кроме того, в электронном формате отражается реальный стаж и ранее занимаемые должности работника.

Дополнительное преимущество заключается и в том, что электронные трудовые позволяют снизить расходы на ведение кадрового учёта.


Что нужно сделать работодателю?


Все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, в 2020 году обязаны:


  1) разработать и ввести в обращение внутреннюю кадровую документацию в электронном формате;

  2) при необходимости преобразовать уже действующую документацию по ведению кадров;

  3) внести изменения в коллективный договор в соответствии с изменениями законодательства;

  4) подготовить данные, необходимые для передачи электронной информации о сотрудниках;

  5) сообщить всем работникам до 30 июня в письменной форме о смене бумажных документов на электронные;

  6) уведомить всех сотрудников о возможности ведения их трудовых на бумажном носителе;

  7) до 31 декабря 2020г. собрать с сотрудников их заявления о выборе формы трудовой книжки.


Изменения в отчетных документах


В законопроекте прописано, что все данные об изменении в работе сотрудников (смена должности, приём, перевод, увольнение и т.п.) должны быть сформированы и переданы в пенсионный фонд в электронном формате. Необходимо, чтобы в этой информации присутствовали все данные, которые отражены в трудовой книжке, кроме сведений о прохождении обучения и поощрениях.

При всех этих изменениях произойдет снижение нагрузки на сотрудников отдела кадров, но увеличится нагрузка на работников бухгалтерии. Ведь с начала 2020 года организации обязаны каждый месяц не позже 15 числа месяца, идущего за отчётным периодом, передавать в пенсионный фонд сведения по каждому сотруднику о его рабочей деятельности.

В связи с этим была введена новая отчетная документация — СЗВ-ТД.

Первая такая отчетность должна быть сдана за январь 2020 года не позже 17.02.2020г. (так как 15 число выпадает на выходные дни). Отчет требуется сдавать в электронном формате, если в компании работает от 25 работников.

Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР.png

Рис 1. Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР


При увольнении сотрудник может запросить выдать документ о стаже по форме СЗИ-ТД. Допускается выдача документа в печатном формате, подписанного руководителем заверенного печатью. В электронном виде документ нужно будет подписать усиленной ЭЦП.


Форма СЗИ-ТД для выдачи сотруднику по запросу.png

Рис 2. Форма СЗИ-ТД


Информация о кадровых изменениях


С начала 2021 года в ПФР отчетность будет сдаваться при любом кадровом изменении, не позже следующего дня, после выхода приказа. При непредоставлении сведений, сдачи их позже срока или недостоверной информации в отчете организация будет привлечена к административной ответственности.

Работа с трудовыми электронными книжками потребует внедрения автоматизированной системы для учета данных сотрудников. В "МастерСофт" есть специалисты с многолетним опытом внедрения программы "1С Зарплата и управление персоналом", которая имеет функционал полностью закрывающий все вопросы, связанные с кадровым учетом и расчетом зарплаты. Есть много разновидностей 1С ЗУП, в том числе разработанных специально для гос. учреждений.


Разработчики 1С уже занимаются доработкой программы для соблюдения всех норм нового закона по ведению электронных трудовых книжек.  В компании «МастерСофт»  оперативно отслеживают все новости. Как только появятся конкретные сведения, мы сделаем обзорную статью о переходе на новый формат трудовых для организаций коммерческого и бюджетного направлений.


Обращайтесь к нашим специалистам за консультацией!



Отзывы о компании

  • Сивелькина С. В. 20 марта 2017

    ПАО "НИКО-БАНК" выражает свою благодарность за оперативную и грамотную работу.
    В условиях постоянно меняющегося законодательства Банк заинтересован иметь полную и актуальную номативную базу. Это обеспечивается использованием Банком справочно-нормативной системы "Гарант". 
    Безусловным плюсом в работе компании "МастерСофт" является быстрое реагирование сотрудников при предоставлении документов по запросу Банка, принятых до обновления справочно-правовой системы.

  • Мордвинцев С. П. 25 сентября 2016

    Коллектив компании "АЭРОПОРТ ОРЕНБУРГ" выражает благодарность за взаимовыгодное сотрудничество с МастерСофт-ИТ. Оперативная поставка антивирусных программ Dr. Web обеспечила надежную защиту нашей компьтерной сети.
    Особая благодарность сотрудникам Департамента продаж СЦ ИТ за профессиональный подход в решении всех возникающих задач.

  • Ряховская Н. А. 19 июня 2017

    ООО "Орский Вагонный Завод" выражает искреннюю благодраность за качество обслуживания вашими специалистами. Консультации и поставка антивирусов всегда проходят оперативно и на высоком профессиональном уровне.
    Уверены, что и в дальнейшем наше сотрудничество на взаимовыгодных условиях продолжится.

  • Кетерер Т. М. 19 февраля 2018

    Главный бухгалтер муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования "Дворец творчества детей и молодёжи" Кетерер Татьяна Михайловна выражает благодарность специалистам МастерСофт:
    "Я хотела бы объявить благодарность вашим сотрудникам. Работает с нами по программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" непосредственно Шевлягина Юлия.
    Так же огромная благодарность за отзывчивость, терпение и квалифицированную, своевременную помощь Набокиной Олесе и Ерёменко Татьяне (они нас сопровождают по программе "Зарплата и Кадры").
    Им очень с нами тяжело, но они терпеливо продолжают сотрудничать. С вами очень надёжно. Конечно же наши ошибки есть и без вас мы бы вообще о них не знали и в суде, наверное, судились бы. А сейчас мы решаем вопросы...".