Заполнение авансового отчета в 1С



Авансовый отчет - это способ подтверждения работником (подотчетным лицом) израсходованных денег, которые ему выдали авансом. Аванс выдается на такие цели как: покупка товара, материалов и т.п.; приобретение возвратной тары; расчеты с поставщиками; командировочные расходы. Все операции отражаются в соответствующих вкладках.


Для чего нужен авансовый отчет?


Рассмотрим для наглядности ситуацию с командировкой. Авансовый отчёт как раз и нужен для того, чтобы сотрудник мог подтвердить командировочные расходы, и отчитаться за них точно и подробно. Работодателю этот отчёт дает возможность вести учет всех расходов.

Итак:

1. Подотчётное лицо получает определенную сумму для будущих затрат: оплата жилья, питания, действий, которые относятся к исполнению задач командировки, а кроме того исполнение каких-либо других хозяйственных или операционных целей.

2. В учетной политике, приказе организации утверждается: перечень лиц, которым выдадут эти деньги, периоды (сроки, пребывания), цели командировки, способ выдачи средств.

3. Бывает, что работник берет материальные ценности, при этом с ним не оформлен договор о материальной ответственности, в таком случае ему необходимо выдать разовую доверенность о передаче ценностей.


Сроки авансового отчёта


Предприятие утверждает сроки сдачи авансового отчета приказом. Для того, чтобы выдать средства необходимо командировочное удостоверение. Эту процедуру упростили и теперь, чтобы сделать расчет командировочных в 1С не надо выдавать служебные задание и удостоверение.


Подтверждение расходов

Сотрудник оформляет отчет о потраченных средствах и подтверждает расходы чеками не позже трёх рабочих дней с даты окончания срока аванса, либо после того, как командировка закончилась, и сотрудник прибыл на предприятие. Работнику надо передать бухгалтерам авансовый отчёт, где подтверждаются все расходы, это станет основанием для окончательного с ним расчета. Авансовый отчёт оформляют в одном экземпляре.


Размер суточных

Сумма расходов за сутки пребывания прописывается в учётной политике или в приказе. Этот размер и берется в расход при расчёте по налогу на прибыль. Законодательно размер суммы суточных не утвержден.
Но есть нормативы, в рамках которых суточные не облагаются НДФЛ: на территории России это 700 руб., за пределами Российской Федерации - 2500 руб.


Заполнение авансового отчета в 1С Бухгалтерия


Итак, как проводить авансовые отчеты в 1С:

1. Открыть раздел «Банк и касса» → группа документов «Касса» и нажать «Создать». Появится новый документ.

2. Установить дату, обозначить подотчётное лицо.

3. Отчёт заполняется в валюте, в которой подотчетное лицо получило деньги. Изменить в отчете валюту можно в окне «НДС», в сумме – «Редактировать цену и валюту». В программе, по умолчанию, все оформляется в отечественной валюте.

4. В форме есть следующие вкладки:

«Авансы»

В ней находятся документы, на основе которых выдали аванс: выдача денежных документов, наличных; расчетный счет, с которого было проведено списание.


Аванс.jpg


«Товары»

Здесь надо отразить документы, переданные сотрудником. Вносим сведения: чеки, накладные, счета-фактуры на приобретённые материальные ценности. Если необходимо - оформляет приход на склад. К примеру, подотчетный передал счёт-фактуру поставщика, тогда вносим реквизиты, счета учёта автоматически заполняются.

Товары.jpg


«Оплата»

В этой вкладке отражаем погашение задолженности предприятия перед контрагентом.

Оплата.jpg


«Прочее»

Здесь необходимо отразить суточные, затраты на покупку билетов. Следует внимательно посмотреть на субконто «Представительские расходы» - по завершению месяца 1С нормирует расходы организации, после этого станет возможным начисление налога на прибыль, вот почему нужно без ошибок заполнить субконто на затратном счёте.

Итак, вы внесли всё, что предоставил сотрудник. Проводим документ, при этом формируются входящие счета-фактуры, и программа сама сделает все проводки. Нажав на «ДтКт» проверяем заполнение всех пунктов. Теперь отчёт (АО-1) можно распечатать и дать на подпись подотчётному лицу.

Прочее.jpg


Неизрасходованный остаток


Если при всех вышеописанных операциях в конце выявился остаток, то сотруднику необходимо отчитаться и внести его в кассу в срок до 3-х дней.

Оформить это легче всего из авансового отчёта: «Создать на основании» → «Поступление наличных».

Все заполняется автоматически, следует только уточнить дату и статью движения денежных средств. Для этого выбираем «Прочие поступления по текущим операциям».

Поступление наличных.jpg



Отзывы о компании

  • Сивелькина С. В. 20 марта 2017

    ПАО "НИКО-БАНК" выражает свою благодарность за оперативную и грамотную работу.
    В условиях постоянно меняющегося законодательства Банк заинтересован иметь полную и актуальную номативную базу. Это обеспечивается использованием Банком справочно-нормативной системы "Гарант". 
    Безусловным плюсом в работе компании "МастерСофт" является быстрое реагирование сотрудников при предоставлении документов по запросу Банка, принятых до обновления справочно-правовой системы.

  • Мордвинцев С. П. 25 сентября 2016

    Коллектив компании "АЭРОПОРТ ОРЕНБУРГ" выражает благодарность за взаимовыгодное сотрудничество с МастерСофт-ИТ. Оперативная поставка антивирусных программ Dr. Web обеспечила надежную защиту нашей компьтерной сети.
    Особая благодарность сотрудникам Департамента продаж СЦ ИТ за профессиональный подход в решении всех возникающих задач.

  • Ряховская Н. А. 19 июня 2017

    ООО "Орский Вагонный Завод" выражает искреннюю благодраность за качество обслуживания вашими специалистами. Консультации и поставка антивирусов всегда проходят оперативно и на высоком профессиональном уровне.
    Уверены, что и в дальнейшем наше сотрудничество на взаимовыгодных условиях продолжится.

  • Кетерер Т. М. 19 февраля 2018

    Главный бухгалтер муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования "Дворец творчества детей и молодёжи" Кетерер Татьяна Михайловна выражает благодарность специалистам МастерСофт:
    "Я хотела бы объявить благодарность вашим сотрудникам. Работает с нами по программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" непосредственно Шевлягина Юлия.
    Так же огромная благодарность за отзывчивость, терпение и квалифицированную, своевременную помощь Набокиной Олесе и Ерёменко Татьяне (они нас сопровождают по программе "Зарплата и Кадры").
    Им очень с нами тяжело, но они терпеливо продолжают сотрудничать. С вами очень надёжно. Конечно же наши ошибки есть и без вас мы бы вообще о них не знали и в суде, наверное, судились бы. А сейчас мы решаем вопросы...".